Problema
Când AFM (Administrația Fondului pentru Mediu) a relansat Casa Verde Fotovoltaice în februarie 2026, cu un buget de 800 mil. € și o platformă nouă care, în sfârșit, nu a căzut în primele opt minute, clientul nostru a primit telefonul pe care l-a primit orice instalator din România: lead-urile au curs torențial. 2.400 de completări de formular în prima săptămână. Dashboard-ul de instalator s-a transformat într-un cimitir de carduri pe jumătate completate cu eticheta „de sunat — luni".
Blocajul nu era vânzarea. Echipa instala de nouă ani și putea cota un acoperiș de 6 kWp pe jumătate adormită. Blocajul era dosarul. Fiecare cerere Casa Verde Plus e o fiară de 27 de documente: extras de carte funciară, CI beneficiar, dovada proprietății, proiect tehnic semnat de electrician atestat ANRE, declarații de conformitate pentru fiecare panou și invertor, ATR (Aviz Tehnic de Racordare) de la operatorul de distribuție — E-Distribuție, Delgaz sau DEER, în funcție de județ — și un deviz care trebuie să se închidă la cent cu matricea de eligibilitate AFM. O singură semnătură lipsă și fișierul stă în coada AFM trei săptămâni înainte să-ți spună cineva ce e greșit.
Și pe urmă e DSO-ul. E-Distribuție Muntenia, în primăvara lui 2026, avea media de 38 de zile pe cererile de ATR. Delgaz în Nord — 27. DEER Cluj — habar n-aveam. Fiecare project manager din țară avea o cunoștință personală la DSO-ul local, pe care îl suna când un dosar „rămânea blocat în sistem". Clientul construise o echipă de 14 oameni și tot pierdea 1 din 4 proiecte vândute prin abandonarea dosarului — pentru că beneficiarul obosea aștepând șase luni de la contract până la primul kWh exportat.
Post-instalarea era ucigașul tăcut. După punerea în funcțiune, invertorul împingea telemetrie în Huawei FusionSolar sau Solis Cloud, dar nimeni nu urmărea. O defecțiune de string sâmbăta însemna că beneficiarul observa luni, suna marți și primea o mașină de service joi. Până atunci, un post pe Facebook într-un grup regional cu „instalatorul care nu mai răspunde" era deja sus.
Ce am construit
În T1 2026 piesele potrivite s-au aliniat în sfârșit. AFM a publicat v2 a schemei XML pentru depunere de dosare Casa Verde, modelele de vedere OpenAI au devenit suficient de precise ca să citească un extras de carte funciară românesc dintr-o poză de telefon, iar marii DSO români — în special E-Distribuție — au început să accepte depuneri structurate de PDF prin portalurile lor B2B. Am împachetat totul într-un singur back-office AI care stă între formularul de lead, tableta consultantului tehnic, portalul AFM, portalul DSO și WhatsApp-ul beneficiarului.
Clientul și-a păstrat CRM-ul existent (un setup HubSpot din 2023) ca singură sursă de adevăr. Nu l-am înlocuit. Am înlocuit doar cele 13 lucruri care se întâmplau în 9 inbox-uri diferite în jurul fiecărui proiect.
- Calificator AI de lead-uri pe formularul Meta: extrage adresa, o rulează prin Google Solar API + un overlay cadastral național, marchează orientarea și înclinarea acoperișului, estimează kWp disponibil și respinge lead-uri cu acoperișuri spre nord sau apartamente înainte ca un consultant să deschidă cardul — timpul de teren al consultantului tehnic a scăzut cu 38%
- Generator de ofertă în aceeași zi: dintr-o poză a acoperișului + codul poștal + consumul curent ENEL/PPC al beneficiarului (preluat dintr-un upload într-un tap al ultimei facturi), agentul redactează o propunere de 6 pagini cu trei trepte de sistem, producție estimată, payback în luni și prețul net Casa Verde — trimis pe WhatsApp înainte ca consultantul să ajungă la fața locului
- Asamblor de dosar Casa Verde: când beneficiarul semnează, agentul generează 24 din cele 27 de documente din înregistrarea CRM (celelalte 3 sunt semnate olograf printr-un flux DocuSign de un tap), validează fiecare contra matricii AFM și depune dosarul prin endpoint-ul XML B2B AFM — finalizarea a scăzut de la 4-6 zile la 27 de minute în medie
- Agent de depunere și urmărire DSO: detectează județul și rutează cererea de ATR către portalul corect (E-Distribuție pentru Muntenia/Banat, Delgaz pentru Moldova/Nord-Est, DEER pentru Transilvania), consultă fiecare portal de două ori pe zi, semnalizează orice cerere de clarificare cu un draft pre-completat și actualizează automat firul WhatsApp al beneficiarului
- Verificare de conformitate ANRE: fiecare dosar e validat contra celui mai recent ordin ANRE pentru prosumatori înainte de depunere — agentul a prins 31 de cazuri în 6 luni în care sistemul planificat ar fi depășit limita de 27 kWp pentru prosumatori și ar fi declanșat o procedură comercială mult mai grea
- Add-on pompe de căldură: când Casa Verde Plus Pompe de Căldură s-a deschis în aprilie 2026, agentul a făcut automat cross-sell la fiecare client solar cu casă pe gaz natural cu un dosar de pompă care a refolosit 70% din documentele deja colectate — a adăugat 620K € la pipeline în 8 săptămâni
- Monitor de telemetrie invertor: extrage date la fiecare 5 minute din Huawei FusionSolar și Solis Cloud pentru fiecare sit pus în funcțiune, rulează detecție de anomalii pe tensiunea de string și temperatura invertorului și deschide un tichet de service înainte ca beneficiarul să observe defectul — timpul mediu de la detectare la rezolvare a scăzut de la 4 zile la 9 ore
- Concierge WhatsApp pentru beneficiari: un fir de status per proiect — „dosar depus", „ATR primit", „punere în funcțiune vineri", „primii 142 kWh exportați săptămâna asta" — omoară 80% din telefoanele care erau doar „cum mai stă instalarea mea?"
- Upsell post-instalare: la 6 luni de la punerea în funcțiune, agentul citește producția reală vs. estimată și trimite o ofertă personalizată — pentru cei care produc peste estimare, o baterie; pentru cei sub, un audit de înclinare. Rata de atașare a bateriilor a ajuns la 22% în primele 6 luni.
Rezultatele după 6 luni
Echipa a închis 4,2 mil. € în proiecte între februarie și august 2026, în creștere față de un run-rate de 1,6 mil. € în aceeași fereastră a lui 2025 — și a făcut-o cu aceiași 14 oameni. Cea mai mare deblocare a fost viteza dosarelor Casa Verde: finalizarea medie a scăzut de la 4-6 zile la 27 de minute, ceea ce a însemnat că echipa putea depune fișierul în aceeași zi în care se semna contractul, înainte de fereastra tipică de 48 de ore de „buyer's remorse".
Răspunsul mediu la racordare DSO a scăzut de la 38 de zile (teritoriu E-Distribuție) la 11 zile. Nu pentru că DSO a devenit mai rapid — n-a devenit — ci pentru că agentul a prins și rezolvat cererile de clarificare în ore, în loc să le lase necitite o săptămână. Echipa a oprit și pierderea pe coada „semnat dar niciodată instalat": abandonul de proiecte a scăzut de la 26% la 7%.
Post-instalarea a mișcat cifrele pe care majoritatea instalatorilor nu le văd niciodată: NPS-ul la luna 9 a urcat de la 41 la 78. Doar concierge-ul WhatsApp a omorât 60% din apelurile primite. Iar monitorul de invertor a prins 47 de defecțiuni de string în 6 luni care altfel s-ar fi transformat fie într-un telefon furios, fie într-un review de 1 stea pe Google — în loc de asta, beneficiarul a primit un SMS de service înainte să observe problema.
Surpriza pe care fondatorul nu o aștepta: Casa Verde Plus Pompe de Căldură. Când programul s-a deschis în aprilie, agentul de dosar făcuse deja 80% din muncă pentru fiecare client solar din pipeline; echipa a lansat linia de pompe în 11 zile și a închis 620K € în dosare de pompe în primele 8 săptămâni, în timp ce competitorii încă încercau să înțeleagă tabelul AFM de eligibilitate.
Ce am face diferit
Inițial am lăsat agentul de dosar să depună automat orice fișier la care toate verificările ieșeau verzi. La două săptămâni, AFM a respins un lot mic pentru că un formular actualizat recent (Anexa 7-bis) avea un câmp obligatoriu nou pe care schema noastră nu-l știa. Am schimbat politica: prima depunere a fiecărei luni primește verificare umană, iar orice schimbare în schema AFM declanșează o înghețare manuală de 48 de ore a depunerilor automate. Nu am mai pierdut niciun fișier din cauza unui drift silențios de schemă.
Am învățat și să nu automatizăm colectarea pozelor de la beneficiar. Agentul cerea inițial 6 poze de sit prin WhatsApp. Beneficiarii români trimiteau poze neclare cu un colț de acoperiș și un deget peste lentilă, iar dosarul era respins. Am trecut pe un video de 60 de secunde — consultantul tehnic filmează acoperișul pe loc cu un checklist structurat pe ecran — și rata de respingere a pozelor a ajuns la zero. Agentul rulează workflow-ul; consultantul tehnic face în continuare munca umană pe care doar oamenii o fac bine.
Ultima lecție: nu automatiza niciodată discuția despre reducere. Dacă un cumpărător revine după ofertă cerând 800 € reducere, vânzătorul se ocupă. Agentul ar tăia bucuros 800 € pentru că modelul e antrenat să închidă. Am blocat orice discuție despre preț la nivel de agent și am păstrat-o umană — marja netă s-a menținut la 14,2% în timp ce volumul s-a triplat.
"Nu am crescut echipa în 18 luni și tot am triplat volumul. Casa Verde 2026 ne-ar fi îngropat fără agentul de dosar — în schimb am devenit instalatorul pe care îl recomandă toată lumea în grupurile de Facebook."
— Fondator & director general
